Pourquoi la documentation est-elle si importante ? Imaginez qu’on vous dise de passer votre journée avec un bandeau sur les yeux — constamment à la recherche d’informations qui pourraient vous aider à trouver votre prochaine étape. Ce serait plutôt difficile, et vous perdriez probablement beaucoup de temps. Cela se passe comme ça sans documentation.

Avec la documentation informatique, vous pouvez aller de l’avant tout au long de la journée car votre documentation contient toutes les informations nécessaires pour compléter vos processus. Plus de bandeau sur les yeux et plus de recherche aveugle d’informations. Au lieu de cela, les tâches deviennent plus faciles à accomplir et les objectifs deviennent plus faciles à atteindre. Votre documentation n’est plus un projet parallèle. Voici 7 raisons pour lesquelles la documentation est essentielle à votre réussite :

#1 : Diminution du temps gaspillé

La cohérence est égale à l’efficacité. L’une des principales causes de perte de temps est d’avoir des processus incohérents. La documentation est la façon dont vous les combattez. Si vos processus varient selon le membre du personnel qui termine la tâche, ou pire, si vos processus varient simplement parce qu’il y a peu de processus à suivre, le temps est perdu. Les chances sont grandes que certains employés effectuent des tâches plus efficacement que d’autres. Il est même possible qu’un employé spécifique accomplisse une tâche plus efficacement en fonction de la façon dont il décide de le faire ce jour-là. Une bonne documentation vous permet de choisir le moyen le plus efficace de réaliser une tâche et de la documenter afin que tous les membres du personnel y parviennent de la même manière.

#2 : Moins d’erreurs

La documentation réduit non seulement le temps perdu, mais diminue également les risques d’erreurs potentielles lors des processus les plus complexes. Si vous laissez les processus à la discrétion de chacun, des erreurs sont inévitables. Mais si vous documentez stratégiquement vos processus afin qu’ils soient faciles à suivre même par votre technicien le plus junior, ils auront un meilleur taux de réussite.

#3 : Un service client supérieur

Avez-vous déjà eu affaire à un client qui vous pose une question à laquelle vous n’avez pas de réponse immédiate ? La panique momentanée sème le trouble lorsque vous recherchez la bonne information et vous apportez votre réponse en bégayant. Le fait de documenter toutes les informations de vos clients, parallèlement à vos processus, vous permet de garantir que vous fournissez toujours une expérience client supérieure. Accédez simplement aux informations dont vous avez besoin dans IT Glue et passez moins de temps à chercher sous pression. Non seulement cela vous évite la frustration et l’embarras, mais cela démontre aussi votre investissement pour le client et renforce sa confiance. Plus ils vous font confiance, plus ils sont susceptibles de vous fournir du business.

#4 : Coûts de formation réduits

Combien de temps pensez-vous qu’il faut pour amener un nouveau technicien à 80 % d’efficacité ? Pour le MSP moyen, il faut environ 3 mois. Combien pensez-vous que cette période de formation vous coûte ? Environ 30.000€. Cependant, cela ne devrait pas coûter si cher, ni prendre autant de temps.

Les MSP les plus performants peuvent efficacement former les nouveaux employés à 80% d’efficacité dans leur poste après seulement 4 semaines, ce qui réduit le coût total à environ 10.000€. Comment font-ils cela ? Grâce à une bonne documentation. Pour les nouveaux employés et votre entreprise, la documentation est la clé du succès. Les processus étape par étape permettent à un nouveau technicien de passer moins de temps à compter sur les conseils d’un membre du personnel déjà occupé, et plus de temps à augmenter directement son efficacité.

#5 : Avantage compétitif

Avec une bonne documentation en place, non seulement vous pouvez obtenir beaucoup plus, mais vous pouvez le prouver. Avec l’économie de temps que la documentation vous donne, vous pouvez commencer à définir de meilleurs SLA avec l’assurance qu’ils seront systématiquement satisfaits. La documentation accélère vos temps de service, vous permettant d’augmenter la fréquence à laquelle vous pouvez être disponible pour votre client. Prouvez-le à vos clients — et vos prospects — en leur montrant comment vous documentez leurs informations, et en fournissant des preuves de votre suivi. Il va de soi que votre service sera supérieur à vos concurrents.

#6 : Une plus grande accessibilité

Chez IT Glue, nous reconnaissons la nécessité d’utiliser le cloud pour stocker des informations en raison d’un problème spécifique que de nombreuses entreprises ont. Imaginez que l’un de vos techniciens les plus précieux quitte l’entreprise — quand ils partent, ils partent avec toutes leurs connaissances. Cependant, si ces connaissances ont été documentées et stockées dans le cloud, vous aurez toujours accès au contenu même après le départ de l’employé à l’origine de cette information. Cela augmente votre fiabilité de manière significative et génère donc une plus grande confiance entre vous et votre client.

En outre, le stockage de votre documentation dans le cloud permet de la rendre facilement accessible quel que soit votre emplacement. Par exemple, si vous cherchez à embaucher des travailleurs à distance, vous aurez besoin qu’ils accèdent à des processus spécifiques à distance, tous les processus nécessaires seront disponibles à portée de main malgré la distance. Dans un autre scénario, imaginez que votre bureau déménage dans un proche avenir. Le cloud garantit que vous ne risquez pas de perdre les données que vous avez stockées pendant le processus de déplacement. En fin de compte, créer une bonne documentation et la stocker dans le cloud vous offre une plus grande accessibilité, cohérence et la confiance que toutes vos informations sont disponibles à tout moment, dans tous les lieux.

#7 : Une sécurité fiable

Vos clients vous font confiance pour s’assurer que leurs informations sont en sécurité à tout moment. Pour ce faire, vous devez couvrir toutes les étapes nécessaires pour assurer la sécurité. Commencez par implémenter l’authentification multi-facteur et la connexion single-sign on pour accéder aux informations. Cela vous donne à vous et à votre client l’assurance que la personne qui accède à l’information est bien qui elle est censée être.

Chez IT Glue, nous utilisons MFA et SSO en plus d’être conformes à SOC 2 afin de fournir la plus grande sécurité pour vous et les informations de vos clients. Votre documentation étant aussi importante qu’elle l’est, vous ne voulez pas risquer une faille de sécurité.

Bien que l’importance de votre documentation puisse sembler écrasante, IT Glue vous offre tout ce qui est nécessaire pour optimiser l’efficacité, l’accessibilité et la sécurité de vos informations. En tant que plaque tournante centrale pour toutes vos données et vos processus avec une accessibilité personnalisable pour l’ensemble de votre personnel, l’utilisation de la « glue » informatique pour vos pratiques de documentation vous mènera à la maîtrise de la documentation.