“Document or Die” : comment inciter votre équipe à documenter ?

Au fond, la plupart d’entre vous savent qu’il vous faut une documentation de haute qualité. Vous ne pourrez jamais vous souvenir de tout et vous savez que l’emplacement où vous stockez la documentation est important. Il est donc essentiel de disposer d’une documentation structurée pour le bon fonctionnement de tout service informatique. Cela semble assez évident. Alors, pourquoi est-il si difficile d’inciter votre équipe à documenter ?

En tant qu’entreprise spécialiste de la documentation informatique, IT Glue est très curieux de connaître les réactions des entreprises – et des techniciens en particulier – à propos de la solution. Tous les retours sont vraiment étonnants. Nous entendons des histoires d’équipes de techniciens qui remercient leur manager d’avoir souscrit à IT Glue. Mais nous entendons aussi des retours de personnes qui ont du mal à fédérer leurs techniciens et à les inciter à documenter. Alors quelle est la différence entre ces entreprises ? Pourquoi une équipe y parvient tout de suite et une autre rencontre plus de difficultés ?

Créez l’urgence

La première chose que nous avons constaté est qu’il faut créer un sentiment d’urgence. Vous n’avez peut-être pas lu beaucoup d’articles spécialisés sur le changement organisationnel, mais si vous en aviez déjà lu auparavant, vous auriez remarqué que ce thème de l’urgence revient souvent. L’inertie est une force puissante. Par conséquent, pour amener votre équipe à modifier ses habitudes, vous devez créer un sentiment d’urgence. Si l’entreprise patauge, cela pourrait être facile. Si vos techniciens sont en train de se noyer, s’épuisent ou sont malheureux, cela devrait être encore plus simple.

Mais si vous n’êtes pas en difficulté ? Et si vous êtes performant, mais que vous voulez l’être encore plus ? Vous devez trouver cette urgence quelque part. Carotte ou bâton, tout ce qui fonctionnera pour vous. Si les gains de temps ne motivent pas, peut-être vous devriez-vous inclure la documentation dans la description du poste. Si vous traitez la documentation comme la prise de conscience d’une nécessité, vos techniciens seront probablement convaincus aussi. Faire que toute votre équipe atteigne un objectif défini, commence par le fait que l’équipe dirigeante en fasse une priorité essentielle et définisse les indicateurs clés de cet objectif.

Gamification

Beaucoup de nos partenaires recommandent la gamification. IT Glue dispose d’un outil intégré pour cela, mais des applications comme CrewHu peuvent également jouer un rôle important dans la création d’un système de récompenses pour la documentation. Cela fonctionne en lien avec les graphiques dans IT Glue qui indiquent le statut de la documentation pour chaque organisation cliente.

Réservez du temps

Enfin, vous devez réserver du temps. Pas occasionnellement, comme si vous alliez vous rattraper pendant les vacances. C’est comme si vous décidiez de vous mettre en forme en vous inscrivant à un marathon la semaine prochaine. Cela ne fonctionne tout simplement pas comme ça.

Réservez un peu de temps chaque jour pour travailler sur la documentation. Si vous ne faites que commencer, beaucoup de nos partenaires ont constaté que le fait de consacrer un week-end à la documentation de leurs plus gros clients est très utile, car une fois que vous avez démarré, les avantages deviennent encore plus évidents. Cependant, consacrer chaque jour un peu de temps pour documenter permet de mieux s’intégrer au rythme des tâches quotidienne de votre équipe, puis de devenir une habitude, puis de faire assez rapidement parti ce que vous faites sans y penser.

Changer ses habitudes n’est pas toujours facile et vous devrez peut-être apprendre de nouvelles astuces pour motiver les équipes. Mais finalement, que vous souhaitiez offrir des incentives ou pratiquer la gamification pour changer la vision de votre équipe en matière de documentation, ou si vous devez simplement imposer ces nouvelles façons de travailler à des personnes qui ne sont pas parties prenantes, il est important d’avoir un plan pour faire changer l’état d’esprit de votre équipe et de vous tenir à ce plan, même si cela ne pourrait pas être facile. Mais à long terme, cela fonctionnera et cela en vaudra la peine. Pour tout le monde.

Pour être prêt sur un marché MSP hyper-compétitif, c’est « Document or Die ».

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IT Glue est une plateforme de documentation primée qui permet de stocker et de récupérer efficacement toute la documentation dont vous avez besoin pour aider votre MSP à mieux fonctionner. En intégrant les données des outils PSA et RMM, nous pouvons vous aider à accroître votre efficacité et à réduire encore plus les temps d’intégration. En éliminant les pertes de temps pour votre entreprise, IT Glue vous laisse plus de temps pour vous concentrer sur l’essentiel : la croissance de votre entreprise.