Documentation informatique : comment passer du chaos à l’organisation ?

Si vous pensez que la documentation informatique, c’est chronophage, c’est compliqué… Bref, ce n’est pas votre tasse de thé, ni celle de vos équipes informatiques ! Il est temps peut-être temps vous y pencher ?Comme beaucoup d’entreprises, vous dépensez probablement beaucoup d’énergie et de ressources au développement de vos services, mais est-ce que vous consacrez du temps et des ressources sur l’infrastructure sous-jacente et l’organisation. Si vous faites partie des prestataires IT ou MSP (Managed Service Provider) qui pensent qu’investir dans la documentation est un gaspillage, nous allons vous prouver le contraire ! C’est un des piliers pour votre activité de services informatiques. Une documentation informatique solide permettra toujours d’économiser du temps et des ressources.

À mesure que la complexité des infrastructures informatiques de vos clients et que le volume de leurs données s’accroît, la nécessité d’être organisé en tant que prestataire informatique augmente parallèlement. Les informations que vous recherchez ne peuvent pas simplement être « quelque part » ou se trouver chez « quelqu’un ». Elles doivent se trouver à un endroit précis, dans un format bien défini, afin de pouvoir être facilement récupérées et utilisées pour atteindre les objectifs de l’entreprise. Si la documentation n’a pas implémenté dans les règles de l’art ou n’a pas bien fonctionné pour vous jusqu’à présent, il y a sûrement des explications.

Pourquoi c’est le chaos dans votre documentation informatique ?

Vous avez une équipe technique compétente et pourtant… disposer d’une documentation IT de qualité, à jour et qui reflète votre qualité de services, c’est fastidieux ! Pourquoi votre documentation est-elle en désordre et désorganisée ? Il y a probablement plusieurs raisons à cela :

1. Vous ne documentez pas assez : Lorsque vos employés ou utilisateurs consultent votre documentation, ils ne trouvent pas ce qu’ils cherchent car l’application ou l’équipement n’est pas documenté.
2. Vous documentez trop : Vous pouvez documenter un million de choses, mais il est important de se concentrer sur les informations critiques et les processus reproductibles. Sinon, vous risquez de passer plus de temps à rédiger de la documentation que vous n’en gagnerez à l’utiliser. Il est important de se concentrer sur la documentation à forte valeur ajoutée.
3. Votre documentation est obsolète : Il est difficile de documenter en permanence des environnements complexes et de maintenir toute votre documentation à jour, mais si vous ne pouvez pas y parvenir, votre documentation sera inutile.
4. Personne ne se charge de documenter : Cela se produit lorsque vos processus de documentation sont lourds ou lorsque les membres de votre équipe ne voient pas l’intérêt de la documentation informatique.
5. Votre documentation n’est pas excellente : Toutes les organisations n’ont pas une bonne documentation. La bonne nouvelle, c’est que votre organisation peut redresser la barre en apportant simplement quelques changements pour tirer parti d’une documentation intelligente.
6. Votre solution de documentation ne vous convient pas : Votre documentation n’est peut-être pas mise à jour en temps réel ou le formatage n’est pas correct lorsque vous importez des informations. Il est également possible que les modèles ne soient pas utiles et que le partage de votre documentation et la gestion des accès pour une grande équipe soient difficiles. La liste des problèmes ne fera que s’allonger si vous utilisez le mauvais outil.

Heureusement, il existe des outils et des bonnes pratiques ! Apprenez comment créer et organiser la documentation avec des documents et procédures pertinents pour vos équipes techniques et pour qu’elles disposent de toutes les informations nécessaires pour délivrer des services informatiques au top pour vos clients !

Organisation de la documentation informatique : par où commencer pour documenter correctement ?

Une bonne documentation est comme un couteau suisse – elle présente plusieurs avantages. Non seulement elle réduit l’inefficacité dans vos opérations courantes, mais elle vous aide aussi à établir d’excellentes relations avec vos équipes, vos parties prenantes, vos fournisseurs et autres partenaires. Elle vous permet d’améliorer continuellement vos opérations commerciales en mettant les bonnes informations à la disposition des bonnes personnes au bon moment, afin qu’elles puissent les utiliser pour atteindre leurs objectifs. L’astuce consiste à documenter tout ce qui est essentiel pour votre (vos) équipe(s) informatique(s) afin que tout soit facilement récupérable dès qu’on en a besoin.

Voici quelques moyens de mettre de l’ordre dans vos différents centres d’intérêt informatiques.

Les utilisateurs

Contrôlez quels utilisateurs ont accès à quelles ressources et documentez tout ce que font vos utilisateurs pour atténuer les risques de sécurité et accroître l’efficacité opérationnelle. C’est plus important que jamais depuis que les collaborateurs sont dispersés sur plusieurs site ou en télétravail. Quel que soit le nombre d’utilisateurs à gérer ou l’endroit où ils se trouvent, mettez continuellement à jour les dossiers de tous les utilisateurs de votre organisation et contrôlez leurs activités à l’aide de mécanismes d’authentification et d’autorisation.

Les assets

Pour donner à votre équipe informatique les meilleures chances d’améliorer les opérations, il est essentiel de conserver les informations sur les actifs informatiques dans un emplacement central. Obtenez une vue complète de l’ensemble de votre réseau en lui donnant une structure adéquate. Cela vous aidera également à établir des connexions significatives entre vos assets pour accroître l’efficacité opérationnelle. C’est aussi le meilleur moyen de rester au fait de tous les besoins de votre système, qu’il s’agisse de remplacer des assets ou de renouveler des contrats de service, etc. Et le fait d’avoir une vision claire de votre infrastructure vous aidera également à planifier votre budget et à le faire approuver facilement.

Les politiques et procédures

Elles fixent la norme pour vos équipes informatiques en indiquant clairement comment les assets doivent être gérés. L’existence de politiques et de procédures adéquates permet d’accroître l’efficacité opérationnelle et de réduire les risques de sécurité. Elles favorisent une plus grande synergie entre les membres de l’équipe tout en vous permettant de mieux gérer les infrastructures informatiques de vos clients. Les procédures communiquent les standards de votre organisation et aident à prendre des décisions conformes à vos objectifs. Développez une culture de de la documentation en expliquant systématiquement et logiquement les attentes. Les procédures aident à atteindre les résultats souhaités en éliminant la confusion et en décrivant clairement les étapes que vos techniciens doivent suivre dans n’importe quelle situation.

Les mots de passe

Supprimez les méthodes obsolètes de gestion des mots de passe. Par exemple, remplacez les feuilles de calcul par des gestionnaires de mots de passe sécurisés. Ces derniers sont faciles à utiliser car ils s’intègrent bien à Chrome et à d’autres applications pour rendre la documentation automatique et rapide. Vous pouvez dire adieu aux processus manuels et à environ 95 % des cybermenaces qui sont dues à des erreurs humaines. Certains de ces outils aident les utilisateurs à prendre conscience de leurs habitudes en matière de mots de passe et les incitent à prendre de meilleures décisions lors de la définition des mots de passe. Vous pouvez mieux gérer la documentation relative aux mots de passe grâce à un outil qui vous permet de réguler l’accès à ces informations sensibles tout en vous permettant de les réinitialiser facilement ou d’effectuer d’autres actions critiques à leur sujet.

Un outil de documentation informatique adapté à votre activité de prestataire informatique vous aidera à rassembler ces différents volets de la documentation technique dans une vue unique afin que vous puissiez établir des liens entre elles et améliorer de façon exponentielle votre efficacité opérationnelle et commerciale.

Améliorer vos niveaux de service grâce à une documentation pertinente et structurée

Vous l’aurez compris, pour une entreprise de services informatiques, la documentation n’est jamais une perte de temps ! Vous serez toujours récompensé si vous documentez tout ce qui est essentiel pour vos équipes d’une manière facilement récupérable à la demande, afin que vos équipes informatiques puissent accéder aux informations dont elles ont besoin, quand elles en ont besoin.

Pour découvrir comment votre MSP peut tirer le meilleur parti d’une documentation informatique intelligente, demandez une démonstration dès aujourd’hui.