Vous souvenez-vous de cet ordi planqué derrière la cafetière découvert par votre support ?
Celui qui avait été acheté en 2018, et depuis… plus rien. Pourtant, sa licence Office est toujours active, et il continue d’apparaître dans votre facturation mensuelle.
C’est ça, le vrai coût de l’inaction : des ressources fantômes, des dépenses cachées, et une perte de contrôle sur votre inventaire IT.
L’IT Asset Management ( ITAM), ce n’est pas juste une liste Excel bien tenue. C’est une stratégie pour reprendre la main sur tout ce qui compose votre environnement IT : matériel, logiciels, licences, abonnements, garanties… bref, tout ce qui coûte du temps, de l’argent et de la tranquillité si c’est mal géré.
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IT Asset Management : qu’y mettre exactement ?
L’ITAM, c’est comme un bon plat mijoté. Si vous zappez un ingrédient, ça sent vite le roussi. Pour que la recette fonctionne, il faut tous les éléments — bien dosés, bien suivis, et bien documentés.
Voici ceux que vous ne pouvez pas laisser sur le plan de travail :
Les actifs matériels
Ordinateurs portables, stations de travail, serveurs, imprimantes, switches, routeurs… bref, tout ce qui a une prise, une puce ou une adresse MAC est un actif à tracer.
Pourquoi ?
Parce qu’un matériel non identifié, c’est un point aveugle dans votre infrastructure. Et dans la jungle des équipements déployés chez plusieurs clients, ne pas savoir qui utilise quoi, c’est ouvrir la porte aux failles de sécurité, aux coûts cachés et aux tickets support à rallonge.
Les logiciels et licences
Quels logiciels sont installés sur quelles machines ? Par qui ? Avec quelle version ? Et surtout… avez-vous le droit de les utiliser ?
Une gestion floue des licences, c’est le cocktail parfait pour un audit logiciel douloureux. La gestion des licences permet d’identifier chaque licence logicielle installée, son statut, et sa conformité, évitant ainsi les erreurs coûteuses en cas d’audit.
Trop de prestataires de services managés (MSP) découvrent trop tard qu’ils paient des licences inutilisées ou qu’ils sont hors contrat sans le savoir. L’ITAM permet de remettre de l’ordre là-dedans, et de s’assurer que chaque installation est légale, à jour et utile.
Les contrats et garanties
Votre matériel est encore sous garantie ? Tant mieux !
Encore faut-il s’en souvenir au bon moment. Connaître les dates de fin de contrat de maintenance, de garantie fabricant ou de leasing vous évite des surprises (genre, devoir racheter un serveur H+4 à vos frais). Un bon ITAM, c’est celui qui vous alerte avant l’expiration, pas celui qui vous laisse découvrir la tuile pendant un incident.
Le cycle de vie complet
Un actif IT n’apparaît pas par magie, et il ne disparaît pas tout seul non plus. De l’achat à la mise au rebut, chaque équipement suit un parcours : acquisition, déploiement, maintenance, support, puis recyclage ou destruction. En documentant chaque étape, vous suivez précisément le cycle de vie des actifs, ce qui vous permet de mieux anticiper les besoins, planifier les remplacements et éviter les mauvaises surprises.
C’est aussi la clé pour budgétiser intelligemment, estimer le coût total de possession, et éviter d’utiliser un PC Windows 7 planqué dans un coin « parce qu’il marche encore ». Bref, vous optimisez la durée de vie réelle de vos ressources, tout en réduisant les coûts sur le long terme.
Tout savoir sur la documentation informatique à lire ici
Les galères que l’ITAM peut éviter
Vous pensez que l’ITAM, c’est juste pour faire joli ? Détrompez-vous. Une mauvaise gestion des actifs, c’est souvent la racine des pires galères IT.
En voici quelques-unes que vous pouvez éviter avec un minimum d’organisation :
Dépenses inutiles
Un exemple classique : racheter une licence Adobe ou Microsoft alors qu’elle traîne déjà sur un autre poste inutilisé. Résultat : vous payez deux fois pour la même chose. Avec un bon suivi des actifs logiciels, vous pouvez réallouer vos ressources plutôt que de jeter de l’argent par la fenêtre.
Pannes prolongées
Un switch tombe, et personne ne sait d’où il vient ni qui l’a installé. Du coup, trouver les bonnes infos prend plus de temps que de résoudre le problème. L’ITAM vous permet de localiser l’équipement, connaître son historique, et réagir vite — sans partir à la chasse au trésor.
Audits stressants
Les audits logiciels, ça arrive toujours au mauvais moment. Et si vous n’avez pas de registre clair de vos installations et licences, c’est l’assurance de passer en mode panique. Un inventaire bien tenu, c’est ce qui transforme un audit surprise en formalité administrative.
Pertes de données
Un PC oublié, un disque dur externe non référencé, un serveur de fichiers qui tourne encore dans un coin sombre… Ce sont autant de risques de perte de données ou de failles de sécurité. L’ITAM vous aide à garder une trace de tout ce qui contient des infos critiques, et à mettre en place des mesures de protection adaptées.
Comment mettre en place une gestion d’actifs IT efficace
Pas besoin d’un ERP militaire pour faire de l’ITAM qui tient la route. Voici le plan :
1. Faites l’inventaire (le vrai, pas le fichier vieux de 2 ans)
Commencez par recenser l’existant : matériel physique, logiciels installés, utilisateurs, emplacements. C’est fastidieux, mais c’est la base.
2. Centralisez toutes les infos
Plutôt que de tout stocker dans 15 fichiers ou outils différents, regroupez dans une plateforme unique. En centralisant toutes ces données, vous offrez à vos équipes informatiques une meilleure vision de l’utilisation des ressources, vous leur fournissez des informations exploitables et vous facilitez une prise de décision plus rapide et mieux argumentée.
C’est là qu’IT Glue change la donne : documentation, inventaire, mots de passe, tout au même endroit, consultable par toute l’équipe.
3. Automatisez ce qui peut l’être
Utilisez des outils capables de scanner votre réseau, de détecter automatiquement les nouveaux assets, et d’envoyer des alertes en cas de changement ou de non-conformité.
4. Documentez à chaque mouvement
Un poste qui change d’utilisateur ? Une licence qui passe d’un PC à un autre ? Une machine mise hors service ? Notez-le.
Si ce n’est pas documenté, c’est comme si ça n’existait pas.
Une gestion des actifs informatiques efficace repose sur des processus ITAM clairs et une documentation rigoureuse à chaque étape du processus de gestion.
Les outils BeMSP pour gérer vos actifs comme des pros
On l’a dit, IT Glue est la pépite pour documenter votre parc informatique et tout ce qui gravite autour.
Mais en bonus, vous pouvez aussi l’associer à :
- ConnectSecure : pour réaliser une détection complète et automatisée des équipements sur le réseau, et sécuriser ce que vos yeux (ou vos outils classiques) ne voient pas toujours.
- Datto RMM : pour superviser efficacement vos équipements, suivre leurs performances, détecter les anomalies et automatiser les actions de maintenance.
- Kaseya 365 Endpoint : pour une gestion centralisée des endpoints, avec supervision et protection intégrées.
- Autotask PSA : pour lier les actifs à vos tickets, projets et contrats client.
Avec cette combinaison, vous avez une vue 360° de votre écosystème IT, sans avoir besoin de vous connecter à 8 plateformes différentes.
Conclusion : mettez de l’ordre, gagnez du temps (et de l’argent)
L’IT Asset Management, ce n’est pas juste un truc de geek organisé. C’est un vrai levier de performance pour les MSP qui veulent maîtriser leurs coûts, sécuriser leurs environnements, et bosser plus efficacement.
Avec des outils comme IT Glue, vous passez du chaos à la clarté, sans perdre votre temps (ni votre patience). Et bonus : c’est collaboratif, documenté, et pensé pour les prestataires comme vous.
Besoin de voir comment ça fonctionne concrètement ? Demandez votre démo gratuite ici.
FAQ
Comment savoir si on a besoin d’un vrai outil d’IT Asset management ?
Si vous gérez plus de 20 équipements, si vous avez plusieurs clients ou sites, ou si vous perdez du temps à chercher des infos basiques… alors oui, il est temps.
Excel peut-il suffire pour l’ITAM?
Disons que c’est comme utiliser un carnet pour suivre vos finances pro. Ça peut marcher, mais vous allez vite atteindre ses limites en termes de fiabilité, de collaboration et de mises à jour.
Faut-il former les équipes à l’IT Asset management ?
Oui, c’est indispensable. Une formation ponctuelle ne suffit pas : il faut intégrer les bonnes pratiques dans la culture d’entreprise. Cela passe par une sensibilisation régulière, des rappels concrets, et un accompagnement adapté à chaque rôle.
